Kaj je PIM (Product Information Management)?

Pogost izziv, s katerim se soočajo številni, je brezhibna integracija in sinhronizacija podatkov med dvema različnima sistemoma. V tej objavi bom predstavil zapletenosti izvajanja takšne sinhronizacije. Čeprav bom kot konkretna primera uporabil Pimcore in Magento 2, se načela in strategije, ki jih bom predstavil, lahko uporabijo univerzalno, ne glede na sisteme, ki so v uporabi.

Prednosti PIM v praksi

Predstavljajte si, da morate pravilno pripraviti, urediti ali obogatiti velik nabor podatkov o izdelkih – bodisi za vaš naslednji produktni katalog, najnovejše promocijske letake ali novo digitalno marketinško kampanjo za spletno trgovino.

V idealnem svetu bi bili vsi vaši izdelki opremljeni z atraktivnimi opisi in lepimi fotografijami, kategorizacija izdelkov bi bila vzpostavljena, vsi atributi izdelkov pa urejeni v sklope glede na kategorije ali specifične značilnosti.

V resničnosti pa so vaši podatki o izdelkih razpršeni po različnih Excelovih preglednicah, ki prihajajo iz različnih oddelkov, z več lastniki, pri čemer ima vsak svojo različico datoteke. Fotografije in opisi pogosto manjkajo, saj številni dobavitelji posredujejo le SKU podatke in cenike … Da, to je realen scenarij. A ni razloga za obup.

PIM: niz orodij in procesov za zbiranje, urejanje in upravljanje informacij o izdelkih, ki jih imate.

Product Information Management oziroma PIM vam pomaga rešiti takšne težave in urediti kaotične informacije o izdelkih. Običajno je sestavljen iz centralizirane baze, ki hrani podatkovni model izdelkov, same podatke o izdelkih ter orodja za optimizacijo, obogatitev in distribucijo podatkov prek ustreznih kanalov – običajno e-trgovine, tiska, družbenih omrežij.

Kot koncept se je PIM pred nekaj leti pojavil v svetu marketinga, e-trgovine in logistike. In kmalu postal nenadomestljiv.

PIM slovarček

Kratica PIM je povezana ali jo dopolnjujejo številni podobni koncepti, kot so MDM, DAM, PXM itd. Prav tako je tesno povezana s pojmi iz e-trgovine, kot so CMS, WCM in drugi. Za boljše razumevanje smo pripravili priročen slovarček, ki pojasni razlike in podobnosti:

• MDM – Master Data Management
  Osredotoča se na upravljanje in modeliranje podatkov, npr. kako modelirate svoje produktne podatke (kategorizacija, atributi, odvisnosti, hierarhija itd.).
• DAM – Digital Asset Management
  Organizacija in shranjevanje digitalnih vsebin, kot so slike, videi, grafike, logotipi, zvočne datoteke in dokumenti.
• PXM – Product Experience Management
  Poudarek na organizaciji podatkov za najboljšo možno predstavitev končnemu kupcu.
• CMS – Content Management System
  Sistem za upravljanje vsebin; pogosto povezan s PIM kot virom produktnih podatkov.
• WCM – Web Content Management
  Sinonim za CMS.

Prednosti PIM rešitev

Pred uvedbo PIM je bilo obogatitev produktnih podatkov skoraj vedno zmedeno in kaotično opravilo. Razlog je v tem, da Excel preglednice, MS Office dokumenti ali celo baze podatkov in ERP-ji, čeprav koristni, niso najboljša rešitev za organizacijo velikih količin informacij.

Ker niso specializirani za takšne naloge, njihova uporaba pogosto vodi do zamud, nedoslednih podatkov ali manjkajočih informacij. V svetu, kjer je vsebina kralj, ima to lahko velike negativne posledice na konverzije in posledično tudi na finance.

Ključne prednosti PIM:

• Optimizirano zbiranje podatkov
• Poenostavljeno sodelovanje in odobritveni procesi
• Centralizirana obogatitev in shranjevanje podatkov
• Večkanalna distribucija podatkov

Katera podjetja najbolj potrebujejo PIM

PIM je idealen za podjetja, ki imajo:

• portfelje s tisoči izdelkov s kompleksnimi hierarhijami, variacijami ali atributi,
• številne dobavitelje ter prodajajo izdelke prek več kanalov.

Prednosti PIM so primerljive za majhna podjetja in velika podjetja. Z urejenim sistemom in močnimi orodji za množična opravila PIM prihrani dragocen čas, kupci pa imajo boljšo uporabniško izkušnjo.

Kako PIM deluje

Proces se začne, ko PIM zbere vse razpoložljive podatke iz različnih virov, kot so ERP sistemi podjetja ali baze dobaviteljev. Različni PIM podpirajo različne formate, a običajno vsi omogočajo uvoz Excel in CSV datotek.

Ko so podatki in multimedijske datoteke uvoženi, jih je mogoče organizirati v kategorije in podkategorije glede na izdelke. Ustvarite lahko tudi nabor atributov, kar naredi opise bolj sistematične in lažje za pripravo. Istočasno lahko slike, videe in PDF-je povežete z ustreznimi izdelki.

Nekateri PIM imajo vgrajena orodja za urejanje fotografij, drugi pa vključujejo celoten DAM sistem.

Vsak PIM omogoča ustvarjanje produktnih katalogov za različne kanale hkrati (spletna stran, mobilna aplikacija, Amazon, tiskani katalogi itd.).

PIM omogoča tudi dodeljevanje različnih dostopnih pravic – npr. dobavitelji lahko dodajajo fotografije in opise, prevajalci urejajo besedila v svojih jezikih, zaposleni pa podatke obdelujejo hitreje in bolj organizirano.

Sistem je koristen za vse:

• dobavitelje, ki lahko neposredno dodajajo izdelke in vsebine,
• zaposlene, ki prihranijo čas in sodelujejo učinkoviteje,
• končne kupce, ki uživajo v konsistentnih opisih in predstavitvah izdelkov.

PIM in odprtokodna programska oprema

Optiweb je partner Pimcore, ki je odprtokodna programska oprema. To pomeni, da je izvorna koda na voljo vsem za vpogled, prilagoditev in distribucijo. Nasprotje je t. i. zaprta koda, kjer pravice pripadajo le avtorjem.

Odprta in zaprta koda se pogosto napačno enačita z brezplačno ali plačljivo programsko opremo, vendar to ni isto. Obe vrsti programov sta lahko brezplačni ali plačljivi.

Prednosti odprtokodne programske opreme: brezplačen dostop, ni tveganja za “zaklep”, programska oprema se stalno izboljšuje z močnimi skupnostmi, podjetja pa jo lahko prilagodijo lastnim potrebam.

Kako se lotiti PIM integracijskega projekta

Vsak PIM projekt se običajno začne s povpraševanjem za ponudbo in oceno cene.

Po pregledu povpraševanja predlagamo kratek uvodni klic, da bolje spoznamo vaše podjetje, odgovorimo na osnovna vprašanja in predlagamo naslednje korake.

Ti običajno vključujejo pripravo demo predstavitve PIM rešitve, da si lažje predstavljate sistem.

Nato sledi tehnični del – razdelimo integracijski proces na več korakov. Najpomembnejši je discovery proces, kjer temeljito analiziramo vaše procese, trenutne podatkovne modele in tehnološke sklade. Rezultat je tehnična in funkcionalna specifikacija s časovnico in načrtom aktivnosti.

Po tem sledi razvoj, ki se razlikuje glede na časovne roke, kompleksnost, proračun in druge dejavnike.

Zdaj pa še zadnji, a najpomembnejši korak

Kontaktirajte nas in z veseljem vam bomo pomagali začeti z vašo PIM integracijo.